Как использовать блоки времени, чтобы сделать год самым продуктивным за всю историю

Вы когда-нибудь в течение всего рабочего дня вычеркивали из своего списка дел лишь один маленький пункт? В какой-то момент это случалось со всеми нами.

Вот правда: списки дел не работают. Что работает: списки дел, которые становятся блоками времени в вашем расписании.

Списки дел — это всего лишь списки. Но когда задаче отведено время в вашем расписании, она становится реальной. Если вы записываетесь на стрижку или на прием к стоматологу, почему бы не сделать то же самое при выполнении своих рабочих задач?

В этом сообщении блога мы подробно рассмотрим, что такое блокировка времени, почему она работает и как каждый может использовать ее для повышения своей продуктивности.

Что такое блоки времени?

Блоки времени — это метод повышения продуктивности , который предполагает разделение вашего дня на блоки времени и назначение каждому блоку конкретной задачи или набора задач. Вы оцениваете, сколько времени займет задача, и обязуетесь работать над ней во время ее выполнения, не отвлекаясь.

Имейте в виду, что блокирование времени — это не точная наука. Вы отвлечетесь. Иногда вы ошибаетесь, оценивая, сколько времени займет выполнение задачи.

Это нормально. Пока вы сохраняете гибкость и придерживаетесь твердого, но мягкого подхода к блокированию времени, вы увидите результаты. Со временем вы научитесь лучше оценивать, сколько времени на самом деле занимают задачи.

Блоки времени дает вам лучший контроль и понимание того, как вы проводите свое время . Вы можете обнаружить это:

• Пугающие задачи, которые, по вашему мнению, займут несколько часов, вовсе не занимают так много времени.
• У вас есть карманы времени, которые вы могли бы потратить на хобби, которым раньше считали себя слишком занятым.
• Выделив время для приоритетных задач в часы пик, вы сможете выполнить их быстрее и эффективнее.

Преимущества блоков времени

Блоки времени, если оно выполняется правильно и последовательно, — это не просто метод повышения продуктивности, который вы пробуете, потому что думаете, что он сделает вас более продуктивным. Это действительно может изменить ваше мышление.

Вот несколько побочных эффектов блоков времени:

Вы начинаете воспринимать время как конечный ресурс.

У всех нас есть одинаковые 24 часа в сутки. Это много времени. Конечно, вам нужно время для всех основных занятий, таких как еда, сон и домашние дела.

Но когда вы начнете выделять время для этих важных занятий, есть вероятность, что вы обнаружите пробелы во времени, о которых вы даже не подозревали. Это может быть захватывающе, но и немного смущающе. Чем вы занимались все это время до сих пор?

Совет для профессионалов: попробуйте программное обеспечение для отслеживания времени, такое как Hubstaff , чтобы понять, как вы проводите свое время прямо сейчас, прежде чем переходить к блоком времени. Это даст вам гораздо лучшее представление о том, как оценить время, необходимое для выполнения ваших задач.

Глядя на пустые места в своем календаре, вы заставите себя смириться с тем, как вы решите провести это время.

Возможно, у вас не так уж много времени, чтобы достичь своих целей, но если у вас есть три часа в четверг днем, почему бы не использовать этот блок, чтобы добиться некоторого прогресса?

Вы четко расставляете приоритеты

Вам следует уделять большую часть времени приоритетам, верно?

Это звучит логично, но давайте будем честными: большинство из нас тратят гораздо больше времени на то, что мы называем «бессмысленными» задачами, чем на наши приоритеты.

Блокировка времени позволяет нам осознавать, сколько времени мы уделяем приоритетным задачам.

Например, если вы менеджер, одним из ваших главных приоритетов должно быть выслушивание членов вашей команды и анализ их отзывов. Сколько менеджеров выделяют на это время? Хотя у них могут быть самые лучшие намерения, если этого нет в их календаре, скорее всего, этого вообще не произойдет.

Вы сможете в полной мере насладиться свободным временем

Когда вы оперируете списком дел , возникает соблазн всегда быть «включенным». Это потому, что вы всегда можете добавить в список больше задач, и у вас нет четкого представления о том, когда ваша работа на день будет завершена.

Хуже всего то, что тихий голос в глубине вашей головы говорит, что вам пора работать прямо сейчас. Это заставляет вас чувствовать вину за то, что вы расслабляетесь или занимаетесь тем, что вам нравится.

Этот голос утомляет .

Нет причин, по которым вам также не следует планировать время простоя. Если вы относитесь к тому типу людей, которым трудно расслабиться, включите это в свое расписание. Нет ничего плохого в том, чтобы смотреть любимое шоу Netflix, если вы делаете это намеренно.

Вы научитесь лучше управлять своим временем

Многие люди говорят, что хотят научиться лучше управлять временем . Но что это на самом деле означает?

Блокируя время, вы буквально управляете своим временем. Вы не пытаетесь быть более продуктивным. Вы создаете конкретные намерения относительно того, как вы проводите определенное количество времени.

Концепция тайм-менеджмента становится реальной, когда вы видите компромиссы, которые вы получаете, тратя время на одно дело, а не на другое. Это звучит очевидно. Но на самом деле это мощная концепция.

Если вы тратите время на то, что считаете менее важными задачами, вы решаете не тратить это время на свои приоритеты.

Это не значит, что нет времени и места лежать на диване и листать Инстаграм. Нет ничего плохого в том, чтобы постоянно не быть «продуктивным». Но осознавая, что то, как мы проводим время, часто является выбором, мы можем тратить его более разумно.

Проблемы блоков времени

Блоки времени — не чудодейственное средство. Есть некоторые недостатки, которые могут помешать вам полностью принять это или даже вообще отдалить от него.

Легко сойти с рельсов

Самая распространенная ошибка, которую люди допускают, когда начинают блокировать время, заключается в том, что они так плотно упаковывают свои блоки времени, что любое изменение портит весь их календарь.

Если задача занимает на час больше, чем они выделили, они тратят слишком много времени, пытаясь скорректировать остаток своего дня или недели.

Чтобы не сойти с рельсов, оставьте достаточно места или запасного времени в своем календаре. Альтернативно, старайтесь всегда переоценивать время, которое, по вашему мнению, вам понадобится для выполнения задачи — по крайней мере, до тех пор, пока вы не выполните ее достаточное количество раз, чтобы быть уверенным в том, сколько времени это действительно займет.

Это может показаться слишком ограничительным

Спонтанность и блокирование времени могут мирно сосуществовать. Вам не нужно планировать каждую минуту своего дня до такой степени, что вы убиваете все шансы на спонтанность.

Но некоторые люди могут обнаружить, что даже блокирование времени на определенные части дня похоже на надевание смирительной рубашки.

Если это так, попробуйте блокировать время занятиями, которые вам нравятся и которые вы с нетерпением ждете, вместо самых страшных задач. У вас разовьются более позитивные отношения с блокированием времени, и вы, возможно, захотите использовать его чаще.

Вы должны полагаться на самодисциплину

Когда вы планируете время для работы над своим любимым проектом в 9 часов вечера после долгого рабочего дня, гораздо более заманчиво переместить или удалить этот блок.

Блокировка времени также не учитывает колебания нашего настроения и энергии. Поэтому, если мы не будем полностью честны и не осознаем, сколько мы реально можем достичь, то, что мы не сможем завершить наши временные блоки, может быть обескураживающим.

Кому следует использовать блокировку времени?

Блокировка времени действительно доступна каждому. Если вы хотите успевать больше, более эффективно использовать свое время и контролировать свое расписание, блокировка времени для вас.

При этом блокирование времени может быть особенно эффективным для людей, которые:

• Жонглируете разными проектами или обязанностями одновременно
• Склонны застревать в реактивном режиме и хотят найти больше времени для активности и творчества.
• Регулярно сталкивайтесь с тем, что вас отвлекают, и будьте более строгими в установлении границ того, чему они уделяют свое внимание.
• Вам трудно придерживаться одной задачи или плана действий, и вы легко отвлекаетесь

Из-за COVID-19 многие люди, которые работали в офисе, теперь работают из дома . Блоки времени может помочь переключить мозг в рабочий режим, даже если работа происходит на кухонном столе.

Блокировка времени также может помочь решить такие проблемы, как:

• Ощущение, будто ты все время работаешь и у тебя нет возможности расслабиться.
• Боязнь и откладывание бессмысленных или повторяющихся задач.
• Желаю, чтобы у вас были непрерывные отрезки времени для углубленного изучения задачи.

3 типа блокировки времени

Блокировка времени может слишком сильно напоминать вам школьные расписания, в которых расписана каждая минута вашего дня. Но в более взрослой форме блокировки времени есть гораздо больше нюансов.

Если вы скептически относитесь к блокировке времени, взгляните на эти три варианта. Вы можете обнаружить, что один из них соответствует вашей личности, стилю работы или типу работы, которую вы выполняете.

1. Тайм-боксинг

Думайте о таймбоксинге как о более строгом родственнике таймбоксинга.

Когда вы блокируете время, вы можете обнаружить, что задача занимает больше времени, чем вы ожидали, поэтому соответствующим образом корректируете свое расписание.

Используя тайм-боксы, вы устанавливаете ограничение на то, сколько времени займет задача. Когда время истечет, вы объявляете задачу «выполненной».

Таймбоксинг лучше всего подходит для:

• Неприятные или утомительные задачи, которые вы не хотите выполнять
• Задачи, которые вам нужно выполнить, но вы не хотите тратить на них слишком много времени
• Задачи, которые отнимают слишком много времени, если вы не будете осторожны
• Перфекционисты, которые зацикливаются на деталях и с трудом отмечают задачи как выполненные.

Например, если вас слишком долго затягивает в почтовый ящик каждый день, выделите 30 минут, чтобы отвечать на все электронные письма один раз в день. В остальное время не заглядывайте в свой почтовый ящик.

Будьте конкретны, когда вы тайм-боксируете. Вместо того, чтобы работать над отчетом в течение 45 минут, постарайтесь за 45 минут написать введение из 500 слов, в котором будут суммированы ваши основные положения.

2. Пакетная обработка задач

Когда мы переключаем задачи, наш мозг проходит две взаимодополняющие стадии:

1. Смена цели: («Я сделаю это вместо того»)
2. Активация правила («Я активирую правила для этой задачи вместо той задачи»)

Это требует умственных усилий, независимо от того, насколько велика или мала задача.

Каждый раз, когда мы переключаем задачи, мы также переключаем контексты .

Наша жизнь наполнена ловушками переключения контекста. Взглянуть на телефон или встать, чтобы положить белье в сушилку, пока вы должны работать, считается переключением контекста.

Каждый раз, когда вам нужно перефокусироваться, чтобы вернуться к текущей задаче, вы переключаете контекст. Подобные действия могут серьезно повлиять на вашу продуктивность.

В то время как блокировка по времени уменьшает возможность переключения контекста, пакетная обработка задач делает еще один шаг вперед.

С помощью пакетной обработки задач вы группируете похожие задачи и выполняете их в один временной блок или серию временных блоков. Таким образом, вы сможете еще больше уменьшить негативные последствия переключения контекста.

Вы можете использовать пакетную обработку времени, чтобы:

• Выполняйте одновременно несколько административных задач, каждая из которых занимает короткое время (например, выставление счетов или ответы на электронные письма).
• Воспользуйтесь преимуществами часов пик (например, работайте над наиболее важными задачами утром и оставьте административные задачи на вторую половину дня, когда вы не так сосредоточены).

3. Тематика дня

Используя тематику дня, вы посвящаете целые дни подобным задачам. Вы можете создавать темы на основе:

• Тип задачи (например, выполнять все административные задачи в один день недели, а остальные дни отводить исключительно для творческой работы)
• Энергия (например, работайте над аналитическими задачами в течение первых трех дней рабочей недели и оставьте последние два дня для менее требовательных задач).

Тематика дня подойдет людям, которые:

• Имеют много обязанностей, и они работают лучше, если тщательно концентрируются на одной области за раз.
• Находят блокирование времени слишком утомительным и хотят тратить как можно меньше времени на свое расписание.
• Лучше всего работать, используя распорядок дня, поскольку тематика дня обеспечивает последовательность от недели к неделе.

Когда вы выбираете тематику дня, вы меньше утомляетесь принятием решений о том, какие задачи вам следует запланировать на неделю. Когда вы создаете свой еженедельный план тайм-менеджмента , вы уже знаете, на какие задачи вам следует выделять время каждый день.

Как блокировать время за 5 шагов

Блокировка времени у всех выглядит по-разному. Для некоторых это означает планирование блока целенаправленного рабочего времени каждый день. Для других это означает планирование и цветовое кодирование каждых 15 минут в течение дня. Его сложность увеличивается или уменьшается в зависимости от ваших личных потребностей и предпочтений. Если вы никогда не делали этого раньше или пробовали, но у вас это не сработало, рассмотрите следующие пять шагов:

1. Спросите себя, почему вы хотите блокировать время

Да, у блокировки времени есть более общие, универсальные преимущества, такие как повышение продуктивности или выполнение большего количества дел. Но стоит копнуть глубже, чтобы определить, почему вы хотите блокировать свой день по времени.

Это потому, что вы хотите посвятить больше времени определенному проекту, над которым отстаете? Или это потому, что вы изо всех сил пытаетесь поддерживать общественную жизнь, пока работаете дома? «Почему» поможет вам лучше понять свои приоритеты.

2. Установите повторяющиеся задачи и распорядок дня.

Вместо того, чтобы сразу же выделять время для пунктов списка дел, сначала заложите фундамент. Создайте временные блоки для своих утренних и вечерних распорядков, времени приема пищи и любых других дел в вашей жизни.

Если вы из тех, кто забывает пообедать, запланируйте его. Если вы хотите улучшить свой график сна, выделите время для сна нужное количество часов.

Блокирование времени на ежедневные или даже еженедельные дела даст вам более реалистичное представление о том, сколько времени у вас есть на выполнение пунктов списка дел. Вместо того, чтобы каждый день блокировать пустое расписание, у вас будет более узкое окно для работы.

3. Будьте щедры, оценивая, сколько времени займут задачи.

Иногда задачи (особенно те, которых мы боимся) занимают гораздо меньше времени, чем мы ожидаем. Но лучше проявить осторожность и выделить больше времени, чем вы думаете, что вам нужно.

Если вы закончите раньше, вы все еще на правильном пути. Если вы недооцениваете, вам придется заново корректировать свой график, что может повлиять на остальные ваши задачи. Необходимость заново выполнять недельные блоки времени может разочаровать и отбить у вас желание продолжать блокировать время.

Чем больше вы используете блокировку времени, тем лучше вы будете создавать точные временные блоки. Но если вы только начинаете, попробуйте уделять себе в 1,5–2 раза больше времени, чем, по вашему мнению, вам нужно.

4. Планируйте перерывы и оставляйте буферы

Если вы не являетесь экспертом по блокированию времени, последовательная блокировка задач высокого уровня не будет работать более одного или двух дней.

Нам нужны перерывы. И нам нужно время, чтобы перейти от одной задачи к другой.

Планирование намеренных перерывов даст вам душевное пространство, необходимое для того, чтобы полностью сосредоточиться на более сложных задачах.

Оставив немного места в своем расписании, вы также сможете при необходимости расширить временные интервалы. Это поможет вам избавиться от ощущения, что вы спешите выполнить одну задачу за другой.

5. Запланируйте время для блокирования времени и размышлений.

Если мы придерживаемся философии «запланируйте, чтобы все произошло», тогда имеет смысл, что блокирование времени будет работать, только если вы уделяете этому время.

Например, вы можете каждое воскресенье выделять 30 минут, чтобы просмотреть задачи на неделю и выделить для них временные блоки. Затем выделите 15 минут каждый вечер на то, чтобы просмотреть свое расписание и внести какие-либо коррективы.

Если вы хотите потратить время на то, чтобы заблокировать ступеньку, запланируйте время, чтобы подумать о том, что работает, а что нет. Спроси себя:

• Уделяю ли я достаточно времени своим приоритетам?
• Какие задачи занимают больше или меньше времени, чем я ожидал?
• Создает ли мой график баланс или вызывает у меня еще больший стресс?

Потратив время на размышления, вы сможете улучшить свои навыки планирования времени, чтобы успеть сделать больше за меньшее время, если это ваша цель. Вы лучше поймете свои привычки и приоритеты и сможете преодолеть разрыв между ожиданиями и реальностью.