У вас есть список дел, которые нельзя делать?

У вас есть список дел? Конечно, большинство из нас так делают. А как насчет списка того, что нельзя делать? Оказывается, по мнению экспертов по производительности, это не менее важно.

Что такое список того, что нельзя делать? Это не список вредных привычек, от которых вы полны решимости избавиться, или негативного поведения, которого обязательно следует избегать. Это список задач, которые, по вашему мнению, вам следует выполнить или которые вы хотите выполнить или которые вас может попросить выполнить кто-то другой. Но поскольку эти задачи не приближают вас к какой-либо из ваших более крупных целей, не питают вашу душу и не являются для вас необходимыми, вам гораздо лучше их не выполнять. Их следует либо оставить невыполненными, либо поручить их кому-то другому.

Самые успешные люди, которых я знаю, говорят, что великая карьера возникает из того, чему вы говорите «нет». Это имеет смысл, поскольку время и энергия — это ограниченный ресурс для каждого из нас, и то, как мы решаем потратить этот драгоценный ресурс, имеет большое значение.

Как только вы признаете, что у вас есть больше дел, чем времени, чтобы сделать все это, это действительно освобождающая концепция. Осознание этого заставляет вас признать, что существуют задачи с более низким приоритетом, которые вы, скорее всего, никогда не выполните. Удалите все ненужное, поместите в свой список дел, которые нельзя делать, и пообещайте отпустить их. Это не позволит вам тратить драгоценное время на постоянную переоценку того, сможете ли вы добраться до тех, кого можно было бы лучше инвестировать в фактическое завершение вашей работы.

Список того, что нельзя делать, принесет вам ясность и покой, потому что будет меньше стыда и беспокойства из-за того, что, по вашему мнению, вам следует сделать, или, что еще хуже, вы сказали кому-то, что сделаете, но испытываете трудности с выполнением. Это также повысит прозрачность и улучшит ваши отношения с коллегами и клиентами, поскольку вы больше не будете давать обещаний, которые не можете выполнить.

Это может показаться нелогичным — вы и так достаточно заняты, — но выделите немного времени, хотя бы полчаса, на составление списка дел, которые нельзя делать. Производительность, которую вы получите, будет того стоить. Вот как начать:

1. Составьте общий список кандидатов в свой список дел, которые нельзя делать.

Если вы отслеживаете, как вы тратите свое время (а это того стоит), просмотрите свои записи, чтобы увидеть, на какие задачи вы тратите время каждый день. Просмотрите свой календарь и все имеющиеся у вас заметки, которые прольют свет на то, как именно вы проводите свое рабочее время. Все, на что вы тратите время и что не соответствует вашим долгосрочным целям и видению себя. То же самое следует сказать и о делах, которые уже давно были в вашем списке дел и которые вас раздражают, но которые вам еще предстоит выполнить. То, о чем вас просят другие люди, должно быть включено в список потенциальных кандидатов, если только они не подтолкнут вас к вашим собственным целям. И, наконец, любая задача, от одной только мысли о которой у вас замирает сердце, должна быть включена в ваш список дел, которые нельзя делать.

2. Задайте себе несколько вопросов.

Как только вы определите потенциальных кандидатов в список дел, которые нельзя делать, задайте каждому из них несколько вопросов. Сначала спросите: «Поможет ли эта задача мне достичь моих целей и внесет ли вклад в мое видение успеха?» Если ответ отрицательный, задайте вопрос: «Понесет ли я или кто-либо еще значимые негативные последствия, если эта задача не будет выполнена?» «Эта задача срочная или важная?» Если ответ на эти два последних вопроса также отрицательный, эта задача должна быть включена в ваш список дел, которые нельзя делать.

Если что-то кажется срочным или важным или может иметь негативные последствия, если оно не будет выполнено, спросите себя: «Должен ли я быть тем, кто будет выполнять эту задачу? Или я могу передать ее кому-то другому, делегировав ее или отдав на аутсорсинг?» Если есть возможность поручить эту задачу кому-то другому, ее следует включить в список дел, которые нельзя делать.

3. Подготовьте несколько ответов.

Весь смысл списка того, что не следует делать, заключается в том, чтобы вы захотели и смогли быстро сказать «нет» задачам, которые не соответствуют вашим долгосрочным целям и не требуют вашего участия. По мере того, как в ваш список дел, которые нельзя делать, добавляются новые задачи, полезно быть готовым к быстрым ответам на случай, если кто-то (включая вас самих) попросит вас сделать что-то, что не соответствует вашей миссии.

Предлагаю вам подготовить шаблонный текст, который вы можете быстро взять и отправить в электронное письмо, если хотите вежливо отклонить просьбу что-то сделать. Вы также можете написать сценарии, которые сможете использовать лично или по телефону, и придумать некоторые вещи, которые вы также должны быть готовы сказать себе, когда второстепенная задача поднимает свою уродливую голову.

4. Повторите.

Когда вас приглашают взяться за новые задачи или когда у вас появляются новые идеи, которые вы хотите реализовать, проверяйте каждую из них с помощью приведенных выше вопросов. Соответствует ли оно очень строгим критериям для включения в ваш список дел или оно принадлежит к вашему списку того, чего не следует делать? Будьте бдительны в отношении защиты своего времени и энергии и используйте свой шаблон или сценарий, чтобы при необходимости отказываться от задач.

Периодически просматривайте список дел, которые нельзя делать — хотя бы раз в квартал. Когда вы освоитесь, вы, возможно, захотите добавить в список больше элементов. Кто знает? Возможно, когда-нибудь ваш список того, что нельзя делать, станет длиннее, чем список дел.